Håndtering af bilag

Jeg har et bilag – hvad skal jeg gøre med det? 

Nedenfor kan du se hvordan du skal håndtere forskellige bilag

Eventyrsport.dk

Korpskontoret trækker et beløb til de materialer der automatisk sendes direkte fra korpskontoret til kurset, fx mærker. 

Udgiften føres under Administration og materialer sammen med eventuelle andre materialer. Varer fra eks. Eventyrsport til videresalg føres under Andre udgifter, mens indtægten fra salget føres under Andre indtægter. 

Brændstof 

Bilag på benzin og diesel refunderes som udgangspunkt ikke, men der ydes rejsegodtgørelse – se Transportudgifter. 

Hvis købet af benzin eller diesel er en udgift i forbindelse med en lejet bil, refunderes bilaget naturligvis og det konteres under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. 

Bil - Se Transportudgifter. 

Bus - Se Transportudgifter. 

Deltagerbetaling 

Deltagerbetalingen føres med det fulde beløb under Deltagerbetaling, uanset om det er det fulde beløb der kommer til udbetaling. Se i øvrigt Korpskontoret. 

Erstatninger 

Erstatning for mistede eller ituslåede ting føres under Andre udgifter.  

Flaskepant Se Pant 

Foredrag 

Foredrag kan opdeles i foredrag hold af ikke-medlemmer og foredrag holdt af medlemmer af KFUM-Spejderne i Danmark. 

Foredrag, ikke-medlemmer: 

Honorar for foredrag må kun ydes til ikke-medlemmer af KFUM-Spejderne i Danmark. 

Foredragsholderen udfylder og kvitterer på Honorar for foredrag (kan findes i budget- og regnskabsskabelonen).  

Udbetales der rejsegodtgørelse til foredragsholderen ud over honoraret, udfylder og kvitterer foredragsholderen på Rejsegodtgørelse (kan findes i budget- og regnskabsskabelonen) og rejsegodtgørelsen føres under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. 

Indberetningspligten til Skattevæsenet påhviler kursusarrangør, men da Korpskontoret i forvejen har diverse indberetninger, vil Korpskontoret normalt opfylde indberetningspligten. Derfor skal Honorar for foredrag vedlægges regnskabet! 

Foredrag, medlemmer: 

Ved foredrag holdt af medlemmer af KFUM-Spejderne må ikke udløse et honorar. Udgifterne i forbindelse med  foredraget dækkes dog på samme måde som den øvrige stabs udgifter dvs. transportudgifter føres under Rejsegodtgørelse, Ledelse og materialeudgifter under Administration og materialer. 

Husk at foredragsholderen (som er medlem) skal skrives på Stabslisten (kan findes i budget- og regnskabsskabelonen) og kvittere på samme. 

Forplejning 

Udgifter til forplejning før, under og efter kurset føres under Opholdsudgifter. Det gælder også mad til forberedelsesmøder, eventuelt evalueringsmøde, ledelsens forplejning under transport samt mad på hiken og projektdagen. 

Fragt - Se Porto og fragt. 

Hike 

Udgifter i forbindelse med hiken til forplejning føres under Opholdsudgifter. 

Materialeudgifter til hiken føres under Administration og materialer. 

Eventuelle udgifter til bustransport føres under Rejsegodtgørelse, Deltagere. Det er uden betydning om transporten er sket med bybus eller en lejet bus se i øvrigt Transportudgifter. 

Honorar for foredrag - Se Foredrag. 

Internet - Se Telefon. 

Kanoer - Se Leje af materialer. 

Klippekort 

Et klippekort kan bruges som bilag for transportudgifter. Hvis der er flere klip på klippekortet, når kurset er slut, så udfyld Rejsegodtgørelse som kan findes i budget- og regnskabsskabelonen. 

Se i øvrigt Transportudgifter. 

Korpskontoret 

Korpskontoret trækker et beløb pr. deltager til materialer fra 55nord. Se 55Nord.  

Kursusmaterialer 

Udgifter til anskaffelse eller udarbejdelse af kursusmaterialer føres under Administration og materialer. 

Leje af bil - Se Transportudgifter. 

Leje af bus - Se Transportudgifter. 

Leje af materialer 

Udgifter til leje af materialer f.eks. leje af patruljekasser, telte og kanoer ol. føres under Administration og materialer. 

Lejrmærker 

Udgifter til lejrmærker føres under Administration og materialer. 

Lokaletilskud - Se Tilskud. 

Mad - Se Forplejning. 

Materialer 

Udgifter til materialer føres som hovedregel under Administration og materialer. Dog for materialer fra 55nord se 55nord. 

Mærker - Se Lejrmærker. 

Pant 

Pant indregnes under den konto det hidrører f.eks. indregnes køb og salg af flaskepant under Opholdsudgifter. 

Papir 

Udgifter til papir føres under Administration og materialer. 

Paragraf 44-tilskud 

Paragraf 44-tilskudet føres under Paragraf 44-tilskud. De aktuelle satser kan findes i kursushåndbogen her. Øvrige tilskud se Tilskud. 

Porto og fragt 

Portoudgifter føres normalt under Administration og materialer, men kan også føres sammen med det der sendes f.eks. hvis kurset har haft varer fra 55nord til videresalg, kan portoen til returneringen af de varer, der ikke er blevet solgt, føres under andre udgifter.  

Fragtudgifter til ekstern fragtmand ol. anføres sammen med det der transporteres, dvs. udgifter til fragt af madvarer føres under Opholdsudgifter og fragt af materialer føres under Administration og materialer. 

Fragtudgifter som ledelsen selv afholder føres under Rejsegodtgørelse, Ledelsen.  

Se i øvrigt Transportudgifter. 

Projektet 

Udgifter til projektet på f.eks. Roland 2 føres på de konti udgifterne omhandler dvs. materialeudgifter føres under Administration og materialer, forplejningsudgifter føres under Opholdsudgifter.  

Ved eventuelle transportudgifter i forbindelse med projektet se Transportudgifter.  

Præmier 

Udgifter til eventuelle præmier i forbindelse med kurset føres under Administration og materialer. 

Refundering af billetter ol. 

Refundering f.eks. ved refundering af togbilletter eller overskydende klip på klippekort modregnes på den konto det oprindeligt blev ført på. Refundering af togbilletter skal derfor føres på Rejsegodtgørelse, Ledelsen eller Rejsegodtgørelse, Deltagere. 

Sliksalg - Se Tutten 

Taxa 

Der godtgøres kun i særlige tilfælde taxaregninger og kun efter forudgående aftale med den kursusansvarlige. Udgiften føres under Rejsegodtgørelse, Ledelsen eller Rejsegodtgørelse, Deltagerne se i øvrigt Transportudgifter. 

Telefon 

Ledelsens telefonudgifter kan godtgøres, hvis der laves et bilag med en opgørelse for hver samtale af pris pr. minut og antal minutter. Udgiften føres under Administration og materialer. 

Udgifter til brug af privat Internet kan dækkes på tilsvarende vis. 

Telte - Se Leje af materialer. 

Tilskud 

Tilskud f.eks. lokaletilskud fra kommunen føres under Andre tilskud. Dog ikke Paragraf 44-tilskuddet se Paragraf 44-tilskud. 

Tog - Se Transportudgifter. 

Transportudgifter 

Udgifter til transport kan deles op i tre: 

1. transport af ledelsen

2. transport af deltagerne 

3. fragt/porto. 

Transport af ledelsen: 

Der kan udbetales rejsegodtgørelse for transport af ledelsen til og fra kursusstedet, transport af materialer eller deltagere i private befordringsmidler, aktivitetsrelateret transport under kurset samt eventuelle rejseudgifter i forbindelse med forberedelsesmøder.  

Billigste offentlige transportmidler skal i videst mulig omfang anvendes. Benyttes egen bil, kan der ydes kørselsgodtgørelse ifølge gældende takster, med tillæg af eventuel færge- eller bro udgifter. De aktuelle takster findes i kursushåndbogen her. 

Taxaregninger godtgøres kun i særlige tilfælde og kun efter forudgående aftale med den kursusansvarlige. 

Udgifter til transport af ledelsen føres under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. Eventuelle forplejningsudgifter under transport føres under Opholdsudgifter. 

Udgifter til leje af bil, varevogn ol. i forbindelse med transport af ledelsen eller materialer føres ligeledes under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. 

Transport af deltagere: 

Der ydes normalt ikke decideret rejsegodtgørelse i forbindelse med ungdomskurser. Udgifter til transport af deltagerne til og fra stationen eller i forbindelse med aktiviteter her under hiken og projektet føres ligeledes under Rejsegodtgørelse, Deltagere. Det er ikke afgørende om transporten sker i en lejet bus eller med offentlig transport. 

Hvis deltagerne selv betaler hele eller dele af udgiften til bussen føres det under Øvrige indtægter. 

Salg af overskydende billetter, klip ol. se Refundering af billetter ol. 

Fragt/Porto: 

Udgifter til eksterne fragt eller porto se Porto og fragt. Hvis ledelsen selv står for fragten føres udgifterne under Rejsegodtgørelse, Ledelsen. 

Trøjesalg 

Udgifter til køb af trøjer føres under Andre udgifter, mens indtægterne fra salg af trøjer føres under Andre indtægter. 

Tutten 

Udgifter til køb af slik m.m. til tutten føres under Andre udgifter, mens alle indtægter fra Tutten føres under Andre indtægter. 

Udenlandske bilag 

Bilag på varer som er købt i udlandet føres under de respektive konti, dog skal der ske en omregning fra den udenlandske valuta til danske kroner.  

Der må kun være beløb i danske kroner i regnskabet. Valutaomregningen kan enten ske ved at bruge den effektive vekselkurs dvs. kursen inklusiv vekselgebyr ol. eller ved at bruge den aktuelle kurs for dagen hvor varen er købt. I begge tilfælde vedlægges der et bilag med valutaomregningen for hvert enkelt bilag.  

Valuta - Se Udenlandske bilag.