Indledende budget
Husk at tænke dig om når du lægger budget
At afholde et kursus betyder typiske også, at der løber en del penge gennem kursets pengekasse. Der er mad til en del mennesker, materialer, kørsel og en hel masse mere, som alt sammen koster penge.
Det er derfor en god ide, inden selve kurset, og inden I begynder at bruge penge, at sætte sig ned og kigge alle poster igennem, og danne sig et overblik over, hvor og til hvad der skal bruges penge.
Tit er det på grund af det manglende overblik, at økonomien løber løbsk. Og når først man har sagt ja til turen til svømmehallen, og deltagerne sidder i bussen, er det for sent at finde ud af, at ”det havde vi faktisk ikke råd til!” Så skal regningen betales, og i sidste ende kan det betyde, at jeres økonomiske forankring kommer til at skulle betale unødigt for ting, som måske kunne være sagt fra eller droppet. Penge der måske kunne være brugt på andre spejderaktiviteter.
Sig fra
Det er helt OK at sige fra! En kursusleder har rigtig mange ting at se til, både før, under og efter et kursus.
Så derfor er det også bedre at sige fra, end bare lade stå til. Så er det bedre, at man finder en i staben, der kan agere som ”kassemester”, og forestå regnskabet.
Men fordi man siger fra, betyder det desværre ikke, at man også vinker farvel til ansvaret! Husk på, at det er dig som kursusleder der skal skrive under på regnskabet, og derved også lægge navn til. Så brug din ”kassemester” til alt det praktiske, men husk også selv at have et øje på budgettet og hvad I bruger penge på.
Læg budget
Man skal vedlægge et budget når man søger om at lave et kursus. Det er derfor vigtigt at få lagt et fornuftigt budget allerede fra starten af.
Du kan med fordel lave et budget sammen med din økonomiske forankring.
Når du laver budgettet, er det ofte en god ide at splitte de større poster op i mindre bidder. For eksempel vil det være en god ide at splitte materialeomkostningerne op, således at de materialeansvarlige fx ved, hvor meget de kan bruge på aktivitetsmaterialer, og hvor meget der kan bruges på lejrmaterialer.
Når du detailplanlægger budgettet skal du være så realistisk som muligt. Forsøg at tænke ”værste” og ”bedste” scenario ind. Det kan være i er uheldige og kun at får 25 deltagere, og så er det jo ikke godt, hvis der er budgetteret med 36 deltagere! Lav derfor to budgetter:
et budget, hvor du regner med et fyldt kursus,
og et budget, hvor du regner med det mindste deltagerantal, der stadig gør det muligt at afholde kurset.
Husk at have dette i hovedet, og tænk også meget gerne over, hvad vil der ske med færre deltagere, og hvilke aktiviteter skal skæres væk hvis ikke kurset bliver fyldt.
Opholdsudgifter
En stor post på alle kurser er udgifterne til mad, og det er derfor vigtigt at der i tænker madplanen og detaljerne igennem ved opholdsudgifterne.
Tag den køkkenansvarlige med på råd når der detailbudgetteres, og prøv evt., at dele dagene på kurset op, så I ved hvor meget der må købes ind for til de enkelte dage. Husk at tage højde for, at nogle dage kan være dyrere end andre, fx projekt-dage eller ”fester”.
Et typisk madbudget kan tage udgangspunkt i ca. 50-60 kr. per person per dag. Men det afhænger selvfølgeligt meget af, hvilken mad I skal have, samt om der er nogle specielle forhold.
Indkøb
Madindkøb
Det er jo fx ikke helt ubetydeligt om man køber ind på en tankstation eller i et supermarked. Så planlæg efter hvilke indkøbsmuligheder I har. Nogen gangen kan man med fordel lave aftaler med supermarkeder omkring pakning af varer, og andre gange skal man selv rundt i butikken. Det er også ofte muligt at få noget rabat eller en aftale om at man kan levere tørvarer tilbage til butikken, hvis man laver en aftale om at købe alle madvarer fra samme butik.
Sørg for, at der findes en detaljeret indkøbsliste inden kurset, så pludselige ”hovsa” indkøb undgås.
Flere centre opfordre til at bruge online indkøb og få varerne leveret. Det er også en mulighed, som kan overvejes. På den måde spare i både tid og kørsel ved indkøb. Det kræver til gengæld et godt overblik over, hvad der skal bestilles hvornår.
Materialeindkøb
Vær også opmærksom på, hvor I køber materialer ind. Ofte kan det betale sig at samle sammen, og så købe ind i tømmerhandler, på nettet eller andre større steder. Nogle kan måske endda udnytte indkøbsrabatter gennem ens arbejde eller skole. Igen gælder det, at ”hovsa” indkøb typisk er dyrere end de planlagte, og de kan være med til at ødelægge et budget. Derudover kan i trække på jeres netværk og lokale spejdergrupper. De fleste vil typisk gerne låne materialer ud til gode og spændende arrangementer – såsom spejderkurser.
Ikke alle materialer behøver blive købt ind til hvert kursus. Mange grønne centre råder over mere eller mindre store lagre fyldt med alverdens grej. Tag en snak med centret når jeres materialeliste er klar, og se om det ikke skulle være noget de ligger inde med.
Andre gange kan det være, at man med fordel kan høre lokale forretninger, om ikke de har rester liggende. Fx hvis der skal bruges træ, kan man jo godt lige høre den lokale tømrer om ikke de har nogle rester liggende, i stedet for at købe det i et byggemarked. Det samme gælder elektriker, blikkenslager, maler m.v.
Andre materialer skal man skaffe andre steder fra, fx telte og patruljekasser. Men pas på med at leje alt udstyret. Husk på, at hvis I som kursus skal betale for leje af spejderudstyr, kan I risikere at lave underskud, og hvis det sker, vil kursets økonomiske forankring skulle betale underskuddet.
Pas på kørsel
Kørsel i egen bil koster penge for kurset. Men I skal jo også komme frem og tilbage!
Men turen ned til tanken for at hente is, kan hurtigt komme til at koste mere end det budgetteret, idet der pludselig også skal tillægges kørselsgodtgørelse til bilens ejer. Og så kan det godt være det bliver nogle dyre is!
Det samme gælder med ”hovsa” indkøb. Det kan godt være man lige kan smutte i Netto og købe de 5 kg sukker der lige mangler, men de 5 kilo sukker kommer til at koste en del mere, fordi der skal kørsel med.
Så overvej nøje hvad kursets kørselspolitik skal være.
Håndtering af bilag
Bilag er dokumentationen for at alle indtægter og udgifter, som der er skrevet ind i regnskabet, faktisk findes. Det er vigtigt at de bliver gemt og vedlagt det endelige regnskab. som udgangspunkt kan du som kursusleder ikke refundere dine stabsmedlemmers udlæg, hvis de ikke har en kvittering eller faktura som du kan bruge som bilag.
Du kan opbevare bilagene digitalt eller i papirform. Det er ikke nødvendigt at printe alle bilag, det er ofte nemmere at have dem liggende digitalt. På den måde kan nemt tage et billede af kvitteringerne og give dem det korrekte bilagsnummer, og på den måde nemt holde styr på det hele.