Økonomi

Budgetskabelon og introduktion

Der er ikke et krav til, hvordan du laver dit budget når du ansøger et kursus. Til gengæld kan der være nogle informationer, som er gode at have med når du skal overbevise en økonomisk forankring om, at de skal bakke op om dit kommende kursus. 

Du kan downloade en skabelon til budget og regnskab til højre under menuen på denne side. 

Vi lavet en guide til, hvordan budget og regnskabsskabelonen og de enkelte dele af budgettet virker. Den kan du finde her.

I det følgende afsnit kommer forslag til tal du kan regne med for de forskellige typer kurser. Budgetterne kommer fra tidligere afholdte kurser.

Minimumsdeltagerantal

Styregruppen for Uddannelse har sammen med resten af uddannelsesparaplyen vedtaget at hæve minimumsdeltagerantallet til 30 for Ungdomskurserne. Måden vi bruger minimumsdeltagerantallet på, er:

1. Midlertidigt at lukke deltagertilmeldingen for det enkelte kursus, når man når op på 30 deltagere, såfremt der er flere kurser af samme slags i samme kursusperiode, hhv. påske og efterår. For sommerkurserne gælder det samme type kursus i samme uge.

2. At minimumsdeltagerantallet angiver det deltagerantal som kurset SKAL have for at kunne køre rundt. Det betyder at Uddannelseslederen og UddannelsesDrift aflyser kurser som inden tilmeldingsfristen, ikke når at få nok deltagere til at komme over minimumsdeltagerantallet. Eventuelt tilmeldte deltagere får tilbudt plads på lignende kursus i samme periode, eller tilbydes venteliste på næstkommende lignende kursus.

Ansøger kan frit vælge et mindre minimumsdeltagerantal, såfremt det kan løbe rundt for dem økonomisk. Så er det blot dette tal som skal være udgangspunkt for minimumsbudgettet i ansøgningen. 

Et eksempel. Thorleif vil ansøge om at lave Roland 2 i påsken. Thorleif har med økonomisk forankring lavet et budget hvor de kan få kurset til at gå i nul, ved 25 deltagere. Thorleif laver et minimumsbudget med 24 deltagere, samt et maksimumsbudget og et imellem, og vedlægger alle tre hans ansøgning. Korpskontoret lukker midlertidigt for tilmeldingen til Thorleifs kursus når der er 25 tilmeldte. Tilmeldingen åbnes igen, da det andet Roland 2 som kører i påsken, når deres minimumsdeltagerantal på 30. 

Eksempler på budgettet til forskellige kursustyper

Hvor meget man skal budgetterer med på forskellige poster kan være svært. Derfor er der lavet et eksempel på, hvordan en budget for et Roland 1 kursus kan se ud. 

Der er nogle udgifter, som er nogenlunde ens uanset, hvilket type kursus du holder. Andre udgifter kan dog svinge lidt, og her skal du specielt være opmærksom på følgende punkter i budgettet:

Lokaleleje

Prisen for leje af lokaler kan svinge meget. Enkelte steder kan prisen komme ned på omkring 6.000 kr., mens nogle centre tager op imod 25.000 kr. Centerprisen er en væsentlig udgift på kurset, så prøv at skriv den pris ind du har fået, og balancer den med, hvad du gerne vil have i deltagerpris. Hvis ikke priserne matcher, så skal enten den økonomiske forankring dække underskuddet eller du skal finde en anden løsning. 

Rejsegodtgørelse stab

Denne post kan svinge en del afhængig af kursustype. Hvis staben kommer fra mange forskellige steder, kan der være en stor udgift i at samle dem på centeret. Det samme gælder kørsel under kurset. På nogle kurser bevæger deltagerne sig meget, og derfor kan der være en del udgifter forbundet med kørsel under kurset. 

Et tip til selve kurset er løbende at være meget opmærksom på mængden af kørsel. Planlæg indkøbsture nøje og koordiner mellem materialemand og køkken, så der ikke køres unødigt. Det kan spare en del uforudsete udgifter. Sørg også for at have styr på så mange materialer som muligt hjemmefra, så der ikke skal køres unødigt efter det. 

Administration og materialer

Har din stab holdt kurser før, kan det være at I ikke skal købe så meget. Det modsatte gælder for nye kurser, hvor ting som kontorartikler o.l. skal købes ind til det første kursus. Hvis I planlægger at lave nogle særligt materialetunge aktiviteter, er det også vigtigt at tænke dem ind her. 

Ved særlige typer af aktiviteter kan det være værd at tjekke om i kan få betalt dem fra f.eks. en pulje eller fond. Det kan også være at centeret vil bidrage til indkøb af f.eks. trangiaer eller tovværk. 

Budgeteksempler på voksenkurser samt ULK er ikke inkluderet, da de afvikles uden for den standardiserede ansøgningsproces. 

Økonomi ved få deltagere

Den økonomiske forankring står for dækningen af kurset. Det betyder også, at hvis dit kursus aflyses, så er det den økonomiske forankring, som dækker de udgifter, der måtte være.

En økonomisk forankring kan være alt fra en gruppe til et distrikt eller et center. 

Nogen gange kan der være få deltagere indtil meget tæt på kursusstart. Derfor kan der være en fidus i at holde tilmeldingen åben ekstra længe, for at forsøge at skaffe flere deltagere. 

Til dette formål har der tidligere været en pulje penge, som kunne søges da man ved en meget sen tilmelding også kan have mange økonomiske forpligtigelser, som ikke kan aflyses ved aflysning af kurset. Denne pulje hed is-i-maven-puljen. 

I skrivende stund findes ikke en pulje til dette formål. Tag i stedet fat på uddannelseslederen og aftal, hvordan situationen håndteres bedst. 

Afbud fra deltager

Hvis et kursus oplever at have mange frameldinger lige op til kursusstart, kan det have store økonomiske konsekvenser for kursusøkonomien. Disse konsekvenser vil ikke være mulige at rette op på for kurset, idet kursusmateriale, lokaleleje og forplejning ikke kan justeres og refunderes på så sent tidspunkt. Derfor er følgende retningslinjer gældende ved afbud:

• Som udgangspunkt trækkes deltagerbetalinger 2 uger før kursus periodens start. 

• Hvis en deltager vælger at lade sig framelde efter deltagerbetalingen er opkrævet refunderes betalingen ikke med mindre pladsen gives til en anden deltager 

• Hvis der ved framelding ikke er nogen på venteliste, der kan overtage plads og betaling, så kan en anden fra den den frameldtes gruppe overtage pladsen

Der kan være tilfælde hvor kursusleder er i dialog med en deltager/forældre og der foreligger en begrundelse om retfærdiggør en tilbagebetaling af deltagergebyr. I dette tilfælde aftales dette med korpskontoret. 

Økonomi ved hjemsendte deltagere

Det er aldrig ønskeligt at hjemsende deltagere og i vores virke som spejdere og kursusstabe, skal det altid være vores mål, at spejderen får så god og tryg en oplevelse på uddannelse som muligt. Desværre ender det nogle gange alligevel med, at en deltager ikke gennemfører sit kursus. 

Der kan være tilfælde, hvor grupper/forældre til hjemsendte deltagere, stiller krav om tilbagebetaling af deltagergebyr, hvis deltageren er hjemsendt af staben. Dvs. at kursusleder sammen med sin stab, har valgt at hjemsende en deltager, efter kun få dage på kurset. I det tilfælde tilbagebetales kursusbetalingen. 

Hvis en deltager selv har ønsket at tage hjem og det herefter er aftalt med forældrene, kan der ikke kræves en tilbagebetaling. 

Der kan være tilfælde, hvor deltageren/forældrene ikke ønsker en hjemsendelse, men kursusstaben ikke mener, at kunne tage ansvaret. Her er god og tydelig kommunikation vigtig. Kursusleder er altid velkommen til at kontakte uddannelseslederen for sparring herom, hvis man står i situationen.