Mad- og materialebestilling

Materialer og mad er nogle af de vigtigste elementer på et kursus, idet begge dele er afgørende for succesfulde aktiviteter. Nedenfor finder du gode råd og vejledninger til hvordan du håndterer den store logistiske opgave det kan være at servicere et helt kursus

Indkøb af mad

Typisk er staben organiseret således at de køkkenansvarlige står får al indkøb af madvarer, både til måltider og til aktiviteter. De materialeansvarlige står for at skaffe alle andre materialer.

Det anbefales at madvarer kun anvendes til aktiviteter hvor det skal spises, hvis maden ikke skal spises, bør der findes alternative løsninger. 

Uanset hvilken mad der udleveres af køkkenet, om så det er til deltager eller aktiviteter, anbefales det at putte så meget af tørvarerne i plastbeholder så som bland selv-slik bøtter. Dette gør at madvaren er mindre udsat for urenheder og fugt, som kan medføre at man bliver nødt til at smide mad ud. Hvis madvaren skulle blive kontamineret, er det kun den del der er i bøtten der skal smides ud og ikke hele posen. Bland selv-slik bøtter kan tit skaffes gratis hos sin lokale bland selv-sliks butik da disse smides ud når der ikke er mere slik i dem, (Husk at sig de skal bruges til spejder, så går alt nemmere).

Hvis der skal udleveres basisvare til samtlige patruljer når de skal lave mad, kan det medfordel have en fælleskasse i midten, med alle basisvarerne i så som krydderier, olie osv. Samt produkter der skal deles mellem to eller flere patruljer, så som fløde til en sovs. Hvis man ønsker at give hver patrulje de mest gængse krydderi, kan det anbefales man køber bøtter med 4 slags krymmel i. Disse kan tømmes og så fyldes op med det krydderi der ønskes som er købt i poser. Fordel med krymmelbøtterne er at de er billigere end dem med krydderier i, der kan være mere af de krydderier i kommer til at bruge mest, og der er krymmel til kager til hele kurset. 

Mængde beregning 

Det er altid svært at beregne hvor meget mad der skal til at mætte et helt kursus. På nettet findes der et vælg af madberegnere, som altid kan give et praj om hvor store mængder mad der skal bruges. Disse er oftest til lavet ud fra at det er en fest der skal laves mad til og ikke en spejder på kursus som oftest har en større sult. En anden måde at regne ud hvor meget mad der skal bruges, er at finde en opskrift, hvor efter opskriften ganges op til det antal personer I er. Når man gør dette, kan mængderne oftest blive helt skæve, derfor anbefales det at tage de enkle madvarer og dividere med det antal personer der skal spise også se om man synes det er helt skævt i forhold til hvad man selv kan spise. 

Et fif er at købe stort ind i starten af ugen af de madvarer der skal bruges under hele kurset, så som havregryn og rugbrød. Så kan man finde ud af hvor meget mad kurset spiser, også tilpasse indkøbende til sidst på ugen så man gerne skulle få ryddet ud i sine mængder inden kursusafslutning. Hvis deltagerne har været på hike har de oftest brugt meget mere energi end de ellers gør og derved spiser mere. Dette gælder især på hike hvor deltagerne selv har stået for forplejningen, da pengene oftest er gået til slik og cola frem for reel næring. Så hav dette i mente når der bestilles mad. 

 Materialer

Det er vigtigt at den materialeansvarlige har et bredt overblik over de materialer der skal bruges på kurset idet det giver bedre mulighed for at genbruge materialer og komme med relevante alternativer hvis specifikke materialer ikke kan skaffes.

Det er derfor også vigtigt at materialebestillinger foregår i tæt dialog med de programansvarlige så kritiske materialer bliver klarlagt og eventuelle alternative løsninger findes hvor det giver mening.

Materialer

Det er vigtigt at den materialeansvarlige har et bredt overblik over de materialer der skal bruges på kurset idet det giver bedre mulighed for at genbruge materialer og komme med relevante alternativer hvis specifikke materialer ikke kan skaffes.

Det er derfor også vigtigt at materialebestillinger foregår i tæt dialog med de programansvarlige så kritiske materialer bliver klarlagt og eventuelle alternative løsninger findes hvor det giver mening.

Logistik

Det er vigtigt at den materialeansvarlige udarbejder sit eget system til at håndtere bestilling af materialer idet man ellers kan risikere at bruge unødvendig meget tid på at lære et andet system at kende. En anbefaling vil være at dedikere et område til hvor der stilles de materialer der er pakket i et område med navnet på aktiviteten. Dette gør at den aktivitetsansvarlige kan hente sine materialer uden den materialeansvarlige behøves at være til stede. Lige ledes have et område hvor materialer kan leves tilbage når de er brugt, så det er nemt at have et overblik over hvad der er materialer på lager, pakket materialer og materialer der skal på lager igen. 

Desuden er det vigtigt at systemet til at bestille materialer ikke er for kompliceret og kun kræver de mest nødvendige oplysninger, idet staben ellers vil bruge unødvendig meget tid på dette.

Afstem forventinger

Inden kurset afholdes er det vigtigt at den materialeansvarlige har afstemt med staben hvordan materialer håndteres. Nedenstående liste er et forslag til hvilke emner der skal være klarhed om inden kurset afholdes:

Hvor og hvornår kan materialer afhentes?

Hvor og hvornår skal materialer afleveres?

Er det den materialeansvarlige eller programansvarlige der står for oprydning?

Er der behov for ekstra hjælp til at klargøre materialer?

Hvis der ikke er forventningsafstemt med staben kan den materialeansvarlige ende med at bruge alt for meget tid på at rydde op, eller de programansvarlige kan blive frustrerede over at forventede aftaler ikke overholdes.