Mad- og materialebestilling

Materialer og mad er nogle af de vigtigste elementer på et kursus, idet begge dele er afgørende for succesfulde aktiviteter. Nedenfor finder du gode råd og vejledninger til hvordan du håndterer den store logistiske opgave det kan være at servicere et helt kursus

Indkøb af mad

Typisk er staben organiseret således at de køkkenansvarlige står får al indkøb af madvarer, både til måltider og til aktiviteter. De materialeansvarlige står for at skaffe alle andre materialer.

Det anbefales at madvarer kun anvendes til aktiviteter hvor det skal spises, hvis maden ikke skal spises bør der findes alternative løsninger.

Materialer

Det er vigtigt at den materialeansvarlige har et bredt overblik over de materialer der skal bruges på kurset idet det giver bedre mulighed for at genbruge materialer og komme med relevante alternativer hvis specifikke materialer ikke kan skaffes.

Det er derfor også vigtigt at materialebestillinger foregår i tæt dialog med de programansvarlige så kritiske materialer bliver klarlagt og eventuelle alternative løsninger findes hvor det giver mening.

Logistik

Det er vigtigt at den materialeansvarlige udarbejder sit eget system til at håndtere bestilling af materialer idet man ellers kan risikere at bruge unødvendig meget tid på at lære et andet system at kende.

Desuden er det vigtigt at systemet til at bestille materialer ikke er for kompliceret og kun kræver de mest nødvendige oplysninger, idet staben ellers vil bruge unødvendig meget tid på dette.

Afstem forventinger

Inden kurset afholdes er det vigtigt at den materialeansvarlige har afstemt med staben hvordan materialer håndteres. Nedenstående liste er et forslag til hvilke emner der skal være klarhed om inden kurset afholdes:

• Hvor og hvornår kan materialer afhentes?
• Hvor og hvornår skal materialer afleveres?
• Er det den materialeansvarlige eller programansvarlige der står for oprydning?
• Er der behov for ekstra hjælp til at klargøre materialer?

Hvis der ikke er forventningsafstemt med staben kan den materialeansvarlige ende med at bruge alt for meget tid på at rydde op, eller de programansvarlige kan blive frustrerede over at forventede aftaler ikke overholdes.